להיות מרצה, מנחה ופרזנטור מצוין

רקע

כאשר נדרשים להעביר הרצאה או להציג פרזנטציה On-Line, טבעי הדבר שאנחנו רוצים שזו תהיה הצלחה גדולה, אשר משמעה, המשתתפים יוצאים עם התובנות הרצויות, או משוכנעים באשר לרעיון שהוצג.

לצורך מטרה זו, אנחנו מוצאים את עצמנו משקיעים את עיקר הזמן והאנרגיה בהכנת החומר שאותו נדרש להעביר או להציג.

התוכן בפני עצמו חשוב מאוד, הוא הרי הסיבה והמוטיבציה להופעה, אך חשובה אף יותרהחוויה שהיא יוצרת/ מותירה אצל המשתתפים/ מאזינים.

מכאן, שעולה צורך להשקיע מחשבה במרכיבים שייצרו למשתתפים חוויה כאמצעי להשגת היעד של ההרצאה או הפרזנטציה. באנלוגיה הומוריסטית הייתי אומר " כשהולכים לדוג צריך לחשוב כמו דג ולא כמו.. דייג".

אז מה חשוב לדעת ובמה כדאי להשקיע משאבים?

בחרתי במאמר זה להציג את מכלול הנושאים שמומלץ להתייחס אליהם – כהכנה להרצאה/ פרזנטציה בכלל ובאון ליין בפרט-

זאת מעבר לתחום התוכן המהווה, את ליבת הפעילות:

היתרון הגדול, שכל שנאמר כאן ניתן ללמידה ולתרגול.

עיקרי הדברים:

1. מנהלות מקדימות:

• לימוד אוכלוסיית היעד, הרקע, האינטרסים והצרכים שלהם.
• הגדרת מטרת המפגש מבחינתך והתובנות הרצויות.
• חשיבות לכותרת המפגש שישקף את תחום התוכן של הפעילות ויהיה בו גירוי למשיכת הקהל הפוטנציאלי. כולל תאריך, שעה, משך ההרצאה/ פרזנטציה וכו'..
• הגדרת אמצעי השידור ב- On-line, דורש עפ"י רוב הערכות שונה לדוגמא – Webinar , מיועד בדרך כלל לקהל הרחב הצופה ומאזין למרצה אשר נושא באופן בלעדי על כתפיו את האירוע לעומת שימוש ב- ZOOM המאפשר מגוון רחב של שיתוף והפעלת המשתתפים.
• תיאום ציפיות עם הגורם המזמין, או הפונקציה הבכירה טרם הפעילות, לגבי מטרת המפגש והתפוקות שניתן לצפות מהאירוע. (ברר את שמות הדמויות המרכזיות ותפקידם, באם לצורך התייחסות במהלך המפגש ואם להודות להם בסיום המפגש)
• בדיקת הציוד הטכני, החל ממצלמה מתאימה, דרך מיקרופון איכותי וכלה בתאורההמאפשרת למשתתפים נראות ברורה.
• בדיקת סביבה מתאימה לרקע מכובד להרצאה/ פרזנטציה בין אם אמיתי ובין אם וירטואלי, כולל דגש על ההופעה האישית, היא מלמדת את המשתתפים על הכבוד שאתה רוכש להם.

2. ---

   הכנת המפגש

• תכנון ההרצאה / פרזנטציה כולל אופציות שונות להתפתחות המפגש כולל הערכות להערות ולשאלות שיעלו המשתתפים.
• תכנון שילוב אמצעי ההמחשה, סיפורים מעניינים רלוונטים, אפיזודות הומוריסטיות שניתן לשלוף במהלך המפגש

חשוב שנזכור כדי שזה יראה ספונטני יש לתכנן זאת היטב…

• שמירה על מבנה הרצאה/ פרזנטציה בצורת משפך מהכלל – למפורט.
• ב- On-line מומלץ לחלק המפגש למקטעים קצרים עם סיכום ותובנה לכל מקטע, והתמקדות בהעברת מסרים בודדים בלבד לשמירה על קשב המשתתפים.
• הכן פתיחת הרצאה/ פרזנטציה, באירוע דרמטי, שאלה, בעיה שתרתק את המאזינים. והמפגש, אמור להתייחס או לתת תשובה לגביה.
• חשוב להימנע מפתיח ארוך שגורם לאיבוד הקשב אצל המשתתפים.

3. ---

   ניהול המפגש

• ב- On-line יש חשיבות למרצה/ פרזנטור להפעיל מכלול גירויים ליצירת קשב אצל המשתתפים, בכלל זה התנהלות אנרגטית, התלהבות מהנושא, שימוש מודגש במימיקה (רלוונטית לסיטואציה), תנועות גוף, הבעות פנים, שינוי טון דיבור וכו'.
• מומלץ לשלב טכניקות שונות (בהתאם לצורך) ובכלל זה, מצגות, סרטונים, סימולציות, חלוקה לחדרים ומתן אפשרות לדיון ולתובנות בקבוצות קטנות שיועלו בפני המליאה, שימוש ב- PADLET (לוח שיתופי וירטואלי) והצגה גרפית למשתתפים, חידונים(KAHOOT), ביצוע סקרים עם תצוגת תשובות גרפית, שימוש ב- Whiteboard, מאפשר למנחה ולמשתתפים לכתוב ולהוסיף מלל וצורות בזמן אמת, שילוב ליווי מוזיקלי לכל פעילות, שימוש בצ'אט לתקשורת ביניהם ועם המרצה במהלך המפגש, שימוש ב Mentimeter מאפשר השתתפות- במסגרת גדולה של משתתפים- לקבלת תשובות בזמן אמת, וכו'…
• בחירת אופן הצגת המצגות, בין אם לצד המרצה מאחוריו או לפניו (ניתן שינוי והתאמה תוך כדי ההרצאה/ פרזנטציה).
• שימוש בהומור בהרצאות בכלל וב- On-line בפרט, זה טוב וחשוב בתנאי שהוא רלוונטי לסיטואציה, תואם את רמת הקבוצה וכולל פאנצ'ים קצרים וקליטים.
• ב- On-line חשוב שתרגום המחשבות והרעיונות יהיה במושגים ומילים פשוטות וברורות המתאימות לרמת המשתתפים. כניסה להסברים גורמת לאיבוד ריכוז ואובדן הקשב של המשתתפים.
• במפגשי זום חשוב לשמור על קשר עין עם המשתתפים ובפניה אליהם להשתמש בשמם(למתן תחושת קשר אישי)
• שיתוף הקהל שומר על עירנותו, בתחילת המפגש מומלץ יותר לערב באמצעות שאלות זיכרון ולא שאלות ידע (יש סיכוי גדול יותר לקבל תשובות)
• בתשובה על שאלות ידע חשוב לחזור על התשובה הנכונה, להפוך את התשובה לנכס קבוצתי, תוך מתן חיזוק לקבוצה.
• בכל מקרה, נכון לפתיחה במהלך ובסיום ההרצאה- להימנע מהערות המביעות חוסר נחת, משעת ההרצאה, נוכחות המשתתפים, חוסר הקשבה, תנאים לא נוחים וכו'.. המשתתפים מתייחסים להערות אלה כביקורת נגדם.

4. בסיום המפגש

• חזור על השאלה – סוגיה- בעיה שאיתה פתחת את המפגש והצג את התובנה המרכזית שאיתה יוצאים המשתתפים.
• סכם את אשר ניתן לקחת מההרצאה/ פרזנטציה והרווח למשתתפים
• הדגש את שתכננת, בדיוק הספקת.
• הבע תודה, למנהל הבכיר על הזמנתך, לגורם המתאם על הארגון ולמשתתפים על ההקשבה.

החוויה מההרצאה והמרצה נשארת איתנו לזמן ארוך יותר מאשר הידע שנשכח עם הזמן.

בהצלחה

צביקה ברק