גיבוש תוכנית עבודה

הדרכה וייעוץ לבניית תכנית עבודה

"כשיש תכנית עבודה אפקטיבית- תמיד זה מפתיע איך המציאות מתאימה את עצמה אליה.." 

כל מנהל נדרש לבניית תכנית עבודה בשפה זהה בכדי לעמוד ביעדי הארגון/ עסק. 

במסגרת הסדנה כל משתתף יבנה תכנית עבודה אפקטיבית, ובהתאם לחזון הארגוני בו הוא פועל ולמדיניות החברה. 

חברת גישות הדרכה וייעוץ, רכשו ניסיון רב בהובלת ארגונים ועסקים לבניית תכנית עבודה וליווי במימושה. 

 

תכני התכנית- במתכונת של שלושה ימי עבודה

1 אבחון החזקות והחולשות של היחידה/ ארגון/ העסק המתכנן, והתאמת הכלים להכנת תכנית העבודה. 

2 בניית חזון, מטרות ויעדים תוך גיבוש תכנית עבודה אפקטיבית ליחידה. 

3 כתיבת תכנית העבודה, תוך התחשבות במסגרת תקציבית ובתנאי הסביבה והשוק בו היחידה/ ארגון/ עסק פועלים. כולל כלים למעקב ולבקרה אחר מימוש תכנית העבודה. 

טרם תחילת הפעילות מתקיימת פגישת עבודה עם הגורם הממונה לתיאום ציפיות, להבנת החזון הארגוני וללמידת האתגר לו נדרש הארגון בסביבת השוק התחרותי בו הוא מתפקד. 

 

תכנית עבודה ותרומתה למנהל ולארגון- תובנות חשובות 

המושג "תכנית עבודה " הוא מושג מוכר ונפוץ בארגונים רבים. יחד עם זאת קיים פער ביום יום של מנהלים רבים בין ההכרה בחשיבותה של תכנית עבודה מסודרת לארגון לבין המימוש בפועל של תהליך תכנון מובנה .למרות ההכרה העקרונית של חשיבות התהליך נמנעים מנהלים רבים מלהוביל תהליך בו תכנית העבודה תהיה כלי שיוביל את תהליכי התכנון והביצוע של הארגון .לכך יש כמה סיבות :

1. פעמים רבות תכנית נתפסת ככלי דוגמטי וקבוע אשר אינו תואם למציאות המשתנה בארגונים ואינו יכול להכיל את שינויי הכיוון הרבים

2. לעתים כתיבת תכנית עסקית נתפסת ככלי מורכב ומסובך שאינו מתאים למנהלים בשטח שאין בידם זמן ואמצעים ללמוד ולתפעל אותו

3. לעתים תכנית נתפסת ברמת מורכבות מילולית גבוהה ועל כן יוצרת חשש לגבי יכולתם של חלק מהמתכננים להתמודד ולכתוב אותה

4. תכנית היא סוג של מחויבות ועל מנת להימנע מהתחייבות שלא יוכלו לקיים לעתים בוחרים לא לתכנן על מנת שלא להתאכזב ,ומהצד השני עמידה בתכנית יוצרת ציפיות לתגמול ועל כן לעיתים יש רצון מחויב לטשטש את התוצאה החיובית שהושגה

5. לבנות תכנית טובה נדרש משאב של זמן ואנרגיה שלא תמיד מצוי בידי המנהל בארגון

אז מדוע בכל זאת כדאי להשקיע אנרגיה ,משאבים,ולבנות ציפיות?מדוע בכל זאת השקעה בתכנית עבודה הנה אחת ההשקעות הכדאיות ביותר להנהלת ארגון ?

מכיוון שתכנית טובה יוצרת את התהליכים הבאים :

יצירת מיקוד ברור לפעולות הארגון, ולכל מחלקה, ולכל עובד- כך שמתייעלים תהליכים רבים ונמנע בזבוז משאבים. למשל על ידי כך שהמאמץ בארגון מוכוון לעיקר מטרותיו הכרות של המחלקות האחת עם פעולתה של השנייה ותכונותיה מה שמייצר סנכרון וסינרגיה

תאום ציפיות בין מנהלים ועובדים ויצירת הבנה והטמעה של המדיניות ומשמעויותיה להתנהלות העובד. תכנון של משמעויות של ההחלטות בארגון מה שמונע נזקים , מזהה מראש מכשולים צפויים ומאפשר מוכנות רגשית לתהליכים הצפויים

הכנה מנטלית לנקודות המנוף בתהליך העתידי ולהתמודדות הצפויה ויצירת מחויבות גבוהה והזדהות ארגונית אפשרות לתכנן מבנה ארגוני ואנושי מתאים שיוכל לשאת על עצמו את הצרכים העתידיים 

תזכורת קבועה ביום יום שמאפשרת בקרה על התהליכים העיקריים ומימושם בהתאמה לתכנית .

מקל מאוד על תהליך בניית התגמול וההערכה ומתן המשוב

תחושת שותפות של העובדים ששותפו בתהליך ועל כן רמת מחויבות גבוהה למימוש התכנית

וכיצד נבנה תהליך שיתמודד עם החששות שהוזכרו בפתיח?

נגדיר כפתיח לתהליך את החזון של הנהלת הארגון ונדאג שהתכניות יבטאו את החזון והמדיניות יחד עם טביעת האצבע האישית של כל מנהל נבנה את התהליך כחלק בלתי נפרד מהעשייה בארגון ונשתף בו את מרב העובדים נבנה פורמט פשוט וברור שיקל על המנהלים בגיבוש התכנית כתיבתה והצגתה 

נספק למנהלים ליווי בהכנת התכנית ובמה להצגתה תוך הגדרת אבני בקרה ברורים יחד עם תגמול רגשי וחומרי מתאים נבנה עם כל מנהל תהליך אבחוני פשוט בו יוכל להגדיר את ועצמותיו ואת הציפיות ממנו ולהבין על אלו פערים עליו לגשר על מנת להשיג את המטרות

נדאג שהתהליך ייצור בקרב משתתפיו העצה ,ציפייה לבאות ותחושת אתגר והישג

לסיכום : בניית תכנית עבודה שתקדם את הארגון אל עבר מטרותיו הנה תהליך חשוב ויוצר התמודדות איכותית מול מציאות עתידית של אי ודאות ,תחרות ואתגר .ארגונים רבים מבינים את החשיבות הקריטית בתהליך זה והעזרות בתהליך מקצועי ומובנה תורמת רבות להפיק את המרב והמיטב ממנו .

 

Page Reader Press Enter to Read Page Content Out LoudPress Enter to Pause or Restart Reading Page Content Out LoudPress Enter to Stop Reading Page Content Out LoudScreen Reader Support