גיבוש תוכנית עבודה שנתית

המושג "תכנית עבודה" הוא מושג מוכר ונפוץ בארגונים רבים.

יחד עם זאת קיים פער בין ההכרה בחשיבותה של תכנית עבודה מסודרת לארגון לבין המימוש בפועל של תהליך תכנון מובנה.

כל מנהל נדרש לבנות תכנית עבודה בשפה זהה בכדי לעמוד ביעדי הארגון/ עסק.

למרות ההכרה העקרונית של חשיבות התהליך נמנעים מנהלים רבים מלהוביל תהליך בו תכנית העבודה תהיה כלי שיוביל את תהליכי התכנון והביצוע של הארגון .לכך יש כמה סיבות:

  1. פעמים רבות תכנית נתפסת ככלי דוגמטי וקבוע אשר אינו תואם למציאות המשתנה בארגונים ואינו יכול להכיל את שינויי הכיוון הרבים.
  2. לעתים, כתיבת תוכנית עסקיתנתפסת ככלי מורכב ומסובך שאינו מתאים למנהלים בשטח שאין בידם זמן ואמצעים ללמוד ולתפעל אותו.
  3. לעתים, תכנית נתפסת ברמת מורכבות מילולית גבוהה ועל כן יוצרת חשש לגבי יכולתם של חלק מהמתכננים להתמודד ולכתוב אותה.
  4. בכדי לבנות תכנית טובה נדרשים משאבים של זמן ואנרגיה שלא תמיד מצויים בידי המנהל בארגון.

אז מדוע כדאי להשקיע אנרגיה, משאבים, ולבנות ציפיות? מדוע בכל זאת השקעה בתכנית עבודה הנה אחת ההשקעות הכדאיות ביותר להנהלת ארגון? 

תכנית עבודה טובה יוצרת את התהליכים הבאים:

  • יצירת מיקוד ברור לפעולות הארגון, לכל מחלקה ולכל עובד כך שמייעלים תהליכים רבים ונמנע בזבוז משאבים על ידי כך שהמאמץ בארגון מוכוון לעיקר מטרותיו.
  • תאום ציפיות בין מנהלים ועובדים ויצירת הבנה והטמעה של המדיניות ומשמעויותיה להתנהלות הארגון.
  • תכנון וקבלת החלטות בארגון, מזהה מראש מכשולים צפויים ומאפשר מוכנות רגשית לתהליכים הצפויים.
  • תזכורת קבועה ביום יום המאפשרת בקרה על התהליכים העיקריים ומימושם בהתאמה לתכנית.
  • מקל מאוד על תהליך בניית התגמול וההערכה ומתן המשוב.
  • תחושת שותפות של העובדים ששותפו בתהליך ועל כן רמת מחויבות גבוהה למימוש התכנית.

כיצד נכין תכנית עבודה שנתית

  • נגדיר כפתיח לתהליך את החזון של הנהלת הארגון ונדאג שהתכניות יבטאו את החזון והמדיניות יחד עם טביעת האצבע האישית של כל מנהל
  • נבנה את התהליך כחלק בלתי נפרד מהעשייה בארגון ונשתף בו את מרב העובדים
  • נבנה פורמט פשוט וברור שיקל על המנהלים בגיבוש התכנית כתיבתה והצגתה
  • נספק למנהלים ליווי בהכנת התכנית ובמה להצגתה תוך הגדרת אבני בקרה ברורים יחד עם תגמול רגשי וחומרי מתאים.
  • נבנה עם כל מנהל תהליך אבחוני פשוט בו יוכל להגדיר את הציפיות ממנו ולהבין על אלו פערים עליו לגשר על מנת להשיג את המטרות
  • נדאג שהתהליך ייצור בקרב משתתפיו העצמה, ציפייה לבאות ותחושת אתגר והישג.

לסיכום,

בניית תוכנית עבודה שתקדם את הארגון אל עבר מטרותיו, הוא תהליך חשוב שיוצר התמודדות מול מציאות עתידית. ארגונים רבים מבינים את חשיבות התהליך ואת התוצאות המצופות ממנו.