איך לגבש תוכנית עבודה שנתית

מאת: דרור ורדי, סמנכ"ל מקצועי בגישות הדרכה ויעוץ

כל מנהל נדרש לבנות תוכנית עבודה בשפה זהה בכדי לעמוד ביעדי הארגון/ עסק.

המושג "תכנית עבודה " הוא מושג מוכר ונפוץ בארגונים רבים.יחד עם זאת קיים פער ביום יום של מנהלים רבים בין ההכרה בחשיבותה של תכנית עבודה מסודרת לארגון לבין המימוש בפועל של תהליך תכנון מובנה .

למרות ההכרה העקרונית של חשיבות התהליך נמנעים מנהלים רבים מלהוביל תהליך בו תכנית העבודה תהיה כלי שיוביל את תהליכי התכנון והביצוע של הארגון .

לכך יש כמה סיבות :

1. פעמים רבות תכנית נתפסת ככלי דוגמטי וקבוע אשר אינו תואם למציאות המשתנה בארגונים ואינו יכול להכיל את שינויי הכיוון הרבים

2. לעיתים כתיבת תוכנית עסקית נתפסת ככלי מורכב ומסובך שאינו מתאים למנהלים בשטח שאין בידם זמן ואמצעים ללמוד ולתפעל אותו

3. לעיתים תכנית נתפסת ברמת מורכבות מילולית גבוהה ועל כן יוצרת חשש לגבי יכולתם של חלק מהמתכננים להתמודד ולכתוב אותה

4. תכנית היא סוג של מחויבות ועל מנת להמנע מהתחייבות שלא יוכלו לקיים לעיתים בוחרים לא לתכנן על מנת שלא להתאכזב ,ומהצד השני עמידה בתכנית יוצרת ציפיות לתגמול ועל כן לעיתים יש רצון מחויב לטשטש את התוצאה החיובית שהושגה

5. לבנות תכנית טובה נדרש משאב של זמן ואנרגיה שלא תמיד מצוי בידי המנהל בארגון

אז מדוע בכל זאת כדאי להשקיע אנרגיה ,משאבים,ולבנות ציפיות?מדוע בכל זאת השקעה בתכנית עבודה הנה אחת ההשקעות הכדאיות ביותר להנהלת ארגון ?

מכיוון שתכנית טובה יוצרת את התהליכים הבאים :

  • יצירת מיקוד ברור לפעולות הארגון ולכל מחלקה ולכל עובד כך שמתייעלים תהליכים רבים ונמנע בזבוז משאבים על ידי כך שהמאמץ בארגון מוכוון לעיקר מטרותיו הכרות של המחלקות האחת עם פעולתה של השנייה וכונותיה מה שמייצר סינכרון וסינרגיה.
  • תאום ציפיות בין מנהלים ועובדים ויצירת הבנה והטמעה של המדיניות ומשמעויותיה להתנהלות העובד. תכנון של משמעויות של ההחלטות בארגון מה שמונע נזקים, מזהה מראש מכשולים צפויים ומאפשר מוכנות רגשית לתהליכים הצפויים.
  • הכנה מנטלית לנקודות המנוף בתהליך העתידי ולהתמודדות הצפויה ויצירת מחויבות גבוהה והזדהות ארגונית אפשרות לתכנן מבנה ארגוני ואנושי מתאים שיוכל לשאת על עצמו את הצרכים העתידיים.
  • תזכורת קבועה ביום יום שמאפשרת בקרה על התהליכים העיקריים ומימושם בהתאמה לתכנית.
  • מקל מאוד על תהליך בניית התגמול וההערכה ומתן המשוב.
  • תחושת שותפות של העובדים ששותפו בתהליך ועל כן רמת מחויבות גבוהה למימוש התכנית.

וכיצד נכין תכנית עבודה שתתמודד עם החששות שהוזכרו בפתיח?

  • נגדיר כפתיח לתהליך את החזון של הנהלת הארגון ונדאג שהתכניות יבטאו את החזון והמדיניות יחד עם טביעת האצבע האישית של כל מנהל נבנה את התהליך כחלק בילתי נפרד מהעשייה בארגון ונשתף בו את מירב העובדים נבנה פורמט פשוט וברור שיקל על המנהלים בגיבוש התכנית כתיבתה והצגתה
  • נספק למנהלים ליווי בהכנת התכנית ובמה להצגתה תוך הגדרת אבני בקרה ברורים יחד עם תגמול רגשי וחומרי מתאים נבנה עם כל מנהל תהליך אבחוני פשוט בו יוכל להגדיר את עוצמותיו ואת הציפיות ממנו ולהבין על אלו פערים עליו לגשר על מנת להשיג את המטרות
  • נדאג שהתהליך ייצור בקרב משתתפיו העצה, ציפייה לבאות ותחושת אתגר והישג.

לסיכום: בניית תכנית עבודה שתקדם את הארגון אל עבר מטרותיו הנה תהליך חשוב ויוצר התמודדות איכותית מול מציאות עתידית של אי ודאות ,תחרות ואתגר .ארגונים רבים מבינים את החשיבות הקריטית בתהליך זה והעזרות בתהליך מקצועי ומובנה תורמת רבות להפיק את המירב והמיטב ממנו.

 

קידום אתרים קידום אתרים
Page Reader Press Enter to Read Page Content Out Loud Press Enter to Pause or Restart Reading Page Content Out Loud Press Enter to Stop Reading Page Content Out Loud Screen Reader Support